Accueil particuliers  > Papiers - Citoyenneté - Élections  > Certificat, copie, légalisation et conservation de documents  > Comment conserver ses papiers : support papier ou électronique ?

Question-réponse

Comment conserver ses papiers : support papier ou électronique ?

Vérifié le 13/10/2022 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Cela dépend si <span class="miseenevidence">l'original</span> du document est sous format <span class="miseenevidence">papier</span> ou sous format <span class="miseenevidence">électronique</span>.

  • Document sous format papier
  • Document sous format numérique

Si <span class="miseenevidence">l'original</span> du document est sous format <span class="miseenevidence">papier</span> et vous a été transmis <span class="miseenevidence">par courrier</span> ou <span class="miseenevidence">remis en main propre</span>, il est conseillé de <span class="miseenevidence">le conserver sous forme papier</span>.

 Exemple

Quittance de loyer, contrat d'assurance, diplôme.

En effet, si vous <span class="miseenevidence">numérisez</span> (scan, photo) ou <span class="miseenevidence">photocopiez</span> un <span class="miseenevidence">document original papier</span>, la version électronique/photocopiée a <span class="miseenevidence">valeur</span> uniquement <span class="miseenevidence">de copie</span>.

Or, même si une copie fiable peut servir de preuve, <span class="miseenevidence">l'administration</span> peut toujours <span class="miseenevidence">exiger</span> la présentation du <span class="miseenevidence">document original</span>.

La <a href="https://www.lecoudraysurthelle.fr/votre-village/service-public/?xml=F19134">durée de conservation</a> varie selon le type de document.

Vous pouvez utiliser un <a href="https://www.lecoudraysurthelle.fr/votre-village/service-public/?xml=R60880">simulateur</a> pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.

Si <span class="miseenevidence">l'original</span> du document est <span class="miseenevidence">numérique</span> et vous a été transmis <span class="miseenevidence">par courrier électronique</span> ou <span class="miseenevidence">mis à disposition sur un site internet</span>, il est conseillé de le conserver <span class="miseenevidence">sous format numérique</span>.

 Exemple

Relevé de compte bancaire, facture d'énergie ou d'accès à internet, avis d'imposition.

En effet, si vous <span class="miseenevidence">imprimez</span> ce document, la <span class="miseenevidence">version papier</span> a <span class="miseenevidence">valeur</span> uniquement de <span class="miseenevidence">copie</span>.

La <span class="miseenevidence"><a href="https://www.lecoudraysurthelle.fr/votre-village/service-public/?xml=F19134">durée de conservation</a></span><a href="https://www.lecoudraysurthelle.fr/votre-village/service-public/?xml=F19134"> d'un <span class="miseenevidence">document électronique</span> est <span class="miseenevidence">identique</span> à celle d'un <span class="miseenevidence">document papier</span>.

Elle <span class="miseenevidence">varie</span> selon le type de document.

Vous pouvez utiliser un <LienInterne LienPublication="R60880" type="Simulateur" audience="Particuliers">simulateur</a> pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.

  À savoir

un <span class="miseenevidence">écrit électronique</span> a la <span class="miseenevidence">même valeur juridique</span> qu'un <span class="miseenevidence">écrit papier</span> si la <span class="miseenevidence">personne signataire</span> est <span class="miseenevidence">identifiée</span> et si le document est <span class="miseenevidence">établi</span> et <span class="miseenevidence">conservé</span> de manière à ne <span class="miseenevidence">pas être détérioré</span>. En pratique, <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">la signature électronique</a> permet d'identifier la personne signataire de l'acte.

Et aussi

Pour en savoir plus

Nouveauté en matière d’état civil

La loi n° 2022-301 du 2 mars 2022 relative au choix du nom issu de la filiation

est entrée en vigueur le 1er juillet 2022.

Vous pouvez désormais changer votre nom de famille en mairie comme c’est déjà le cas pour le prénom.

(sous certaines conditions).

Cette loi comprend quatre séries de dispositions :

* L’article 1er simplifie et harmonise les règles du nom d’usage. Pour les enfants mineurs, il facilite le recours au nom d’usage par adjonction du nom du parent qui n’a pas été transmis.

* L’article 2 permet à toute personne majeure, une fois dans sa vie, de changer de nom par déclaration devant l’officier de l’état civil pour porter l’un des noms suivants : le nom du père, le nom de la mère ou un nom composé de l’adjonction de leurs deux noms dans l’ordre choisi et dans la limite d’un nom par parent.

Cette demande fait l’objet d’un formulaire CERFA n° 16229*01 et d’une notice disponible sur le site «service-public.fr »

* L’article 3 permet au juge de statuer sur le nom de l’enfant lorsqu’il prononce le retrait total de l’autorité parentale.

* L’article 4 supprime la représentation par le tuteur pour le changement de prénom d’une personne sous tutelle.

N’hésitez pas à vous renseigner auprès du secrétariat de la mairie.

Changer de Prénom, c’est possible

Vous souhaitez changer de prénom parce qu’il vous porte préjudice ?

La loi  n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle prévoit une simplification de la procédure de changement de prénom par son article 56.

Toute personne peut demander à l’officier de l’état civil (Monsieur le Maire) à changer de prénom. La demande est remise à l’officier de l’état civil du lieu de résidence ou du lieu où l’acte de naissance a été dressé. S’il s’agit d’un mineur, la demande est remise par son représentant légal.

Pour plus de renseignements : 03.44.81.14.24